KS ber om avklaring for skatteoppkreverarkivene

Nedenfor er brev til Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD), med kopi til Finansdepartementet (FIN) og Skattedirektoratet (SKD),  gjengitt i sin helhet:

Fra 01.11.2020 skal skatteoppkreverfunksjonen overføres fra kommunene til Skatteetaten (SKE). Dette omfatter både ansatte og oppgaver. Kommunene har da ikke lenger noen løpende oppgaver knyttet til skatteoppkreving.

Flere kommuner, inklusive skatteoppkreverne i storbykommunene, har tatt kontakt med KS og uttrykket bekymring for rutiner og prosess knyttet til skatteoppkreverarkivet. Skatteetaten legger til grunn at alt arkiv fram til 01.11.2020 skal bli i kommunene, og viser til at arkivet ikke er en del av virksomhetsoverdragelsen.

Konsekvensen er at det fysiske arkivet ikke flyttes og at kommunene må overføre digitale kopier til SKE for arkivmateriale i alle åpne saker per 01.11.2020, og alle saker som gjenåpnes etter denne datoen. Overføringen forutsettes gjennomført digitalt, enten ved å skanne papirdokumenter eller hente ut enkeltfiler fra saksarkivsystemene og sende dem.

En slik tilnærming innebærer videre at kommunene vil måtte yte arkivtjenester til Skatteetaten i et stort antall saker de neste 10-15 årene siden hele arkivet (digitalt og papirbasert) forblir i kommunen etter at de ansatte er overført.

Dette er en uhensiktsmessig og lite kostnadseffektiv løsning for alle parter. Dette gjelder særlig for kommunene som vil ha løpende kostnader både til drift og oppbevaring av skatteoppkreverarkivene etter at ansatte er overført. KS kan heller ikke se at SKE kan pålegge kommunene et slikt arbeid uten lov- eller forskriftshjemmel, og deler av uttrekket fra kommunerammen må da også reverseres. 

Skatteetaten har overfor KS begrunnet sin tilnærming ut fra at de mener at arkivforskriften § 21 ikke kommer til anvendelse. Det vises til at så lenge ikke hele kommunen legges ned, er det ikke snakk om en virksomhetsoverdragelse. Skatteetaten peker på at dette også er avklart med Arkivverket. KS har imidlertid vært i kontakt med Arkivverket 22. april 2020. Det ser ut til at Arkivverkets vurdering overfor Skatteetaten er basert på en forståelse om at skatteoppkreversaker som er oppstått før 01.11.2020 skal behandles ferdig i kommunene. Med andre ord at kommunene fortsatt er skatteoppkrever for disse sakene, og det samme gjelder også eldre saker som må gjenåpnes.

Arkivverkets vurdering er med andre ord basert på en forståelse av at Skatteetaten bare skal ha ansvar for behandling av skatteoppkrevingssaker som oppstår fra og med 1. november 2020. Arkivverket har på grunnlag av henvendelsen fra KS besluttet at de vil behandle saken på nytt. Dette skal skje etter at de har gjennomført møter med kommunesektoren og Skatteetaten i løpet av uke 19.

KS mener arkivene er en del av virksomhetsoverdragelsen, og at hele skatteoppkreverarkivet skal overføres til og blir Skatteetatens eiendom når de overtar ansvaret for skatteoppkrevingen. Dette innebærer at det er originalene, og ikke kopiene, som overføres til Skatteetaten i forkant av 1. november. KS vil peke på viktigheten av at det skjer en rask avklaring om skatteoppkreverarkivet er en del av virksomhetsoverdragelsen, slik at praktiske rutiner for overføringen av arkivet kan være på plass i god tid før 1. november. Dersom Finansdepartementet er innstilt på motsatt konklusjonen mener KS at det er behov for både en lov- og forskriftshjemling av kommunenes oppgaver. Det må også gjennomføres en kostnadsberegning.